La gestión de proyectos con metodologías ágiles y tradicionales

Scrum, Agile, Design Thinking, Kanban, DevOps, Lean... ¿son una moda? ¿o realmente aportan valor a la gestión de proyectos?

Es indiscutible que, en la actualidad, la gestión de una organización no puede hacerse como hace unos años.  El entorno, el mercado, las necesidades de los clientes y de todos los “stakeholders”, los avances científicos y tecnológicos, han impreso una velocidad vertiginosa a la toma de decisiones e imponen lograr resultados de forma eficaz y eficiente.

Metodología Lean

En este contexto es aconsejable incorporar un “pensamiento Lean” en los proyectos, procesos y decisiones de la empresa.  Esto, a grandes rasgos, significa eliminar aspectos que no añaden valor, es decir “desperdicios” (o “muda” en japonés) y lograr un resultado “ajustado” al objetivo deseado.  La forma de identificar esos desperdicios es analizando actividades o gastos que no impactan en el cliente: recursos que no generan resultados. 

Qué son los “muda”

En los procesos productivos los “muda" son muy conocidos: reprocesamientos, sobreproducción, traslados, tiempos muertos, stock... Sin embargo, en otros contextos, ¿qué podemos identificar como “mudas”?  Consideremos el caso del proyecto de lanzamiento de un nuevo producto al mercado.  Sólo por nombrar un problema habitual: el gap entre las necesidades reales del mercado y las identificadas por el equipo de diseño.  Esto conlleva desde un “reprocesamiento” de información para identificar adecuadamente esas necesidades, en el mejor de los casos, hasta una pérdida económica y de imagen si se pone en producción el producto mal definido y éste llega al cliente.  También son “desperdicios” los retrasos por falta de información, por falta de coordinación, por mala asignación de recursos, entre otros, los cuales implican pérdidas de tiempo, aumento de costes y, en última instancia, pérdida de oportunidades.

Scrum: Metodologías Ágiles

Por esto, en los últimos tiempos se han generado múltiples filosofías, metodologías y herramientas que ayudan a una mejor gestión.  Cabría mencionar la Gestión de Proyectos impulsada por PMI (Project Management Institute), o la Ingeniería de Sistemas, disciplina de aplicación en sistemas y proyectos complejos, así como las tradicionales metodologías de calidad, excelencia, mejora continua, en evolución desde mediados del siglo pasado, pero vigentes en la actualidad.  En este último ámbito, es de gran aplicación el “lean management”, de gran aplicación en procesos productivos, pero cuya filosofía ha sido tomada por los desarrolladores de software para crear “nuevas metodologías” de gestión.  Y aquí es donde se introduce un nuevo enfoque y espíritu a esas metodologías tradicionales:  generar “trocitos” de productos útiles y viables para que los valide el cliente, incorporando por lo tanto a este último en el proceso de diseño; esto permite además, modificar el diseño “sobre la marcha” para lograr un producto “ajustado” a las necesidades (que, recordemos, evolucionan en el mercado incluso durante el ciclo de generación de un producto).  Hablamos ahora de las metodologías “ágiles”, siendo “Scrum la más difundida especialmente en el entorno de desarrollo del software

Asimismo, surge la necesidad de contar con fórmulas que faciliten la innovación.  En este campo el Design Thinking da un enfoque renovado a las ya tradicionales técnicas de calidad para entender las necesidades del cliente y transformarlas en productos.  Esta filosofía de trabajo se centra en promover la creatividad, incorporando múltiples puntos de vista en el diseño, a la vez que genera resultados validables.

En definitiva, las nuevas metodologías ayudan a crear productos innovadores, acortando el tiempo de lanzamiento al mercado, y con una idea básica: equivocarse rápido y barato.

En resumen, contamos con un gran abanico de metodologías tradicionales y nuevas, que son aplicables en función de variables como: el tamaño de la empresa, el conocimiento y experiencia del producto, el “time to market” deseado, la tecnología usada, la cultura de la organización.

Por lo tanto, se abren nuevas posibilidades a la gestión de proyectos, procesos y decisiones estratégicas que permiten a las organizaciones adaptarse al entorno complejo que caracteriza esta época y, en última instancia, alcanzar el éxito... o, al menos, sobrevivir.

Marta Inés Morales Pérez

Directora del Postgrado de Experto en Nuevas Metodologías